Conference Attendance Approval

Dasar Perlaksanaan Melulus Permohonan Menghadiri Persidangan Di Luar Negara

Takrif

1. Dasar ini dinamakan Dasar Perlaksanaan Melulus Permohonan Menghadiri Persidangan di Luar Negara.

2. Dalam Dasar ini melainkan jika kandungan ayatnya menghendaki makna yang lain,

“Universiti” ertinya Universiti Malaysia Sarawak;

“Fakulti” ertinya mana-mana Fakulti yang ditubuhkan di dalam Universiti ini termasuk juga Institut dan Pusat yang diiktiraf bertaraf Fakulti;

“Staf” ertinya semua kakitangan akademik;

“Persidangan” ertinya semua jenis persidangan termasuk seminar, simposium, bengkel yang bukan berunsurkan latihan;

“Jawatankuasa” ertinya Jawatankuasa Persidangan UNIMAS.

1.0 KELAYAKAN

1.1 Semua staf akademik yang bertaraf tetap dan kontrak layak untuk memohon;

1.2 Tutor (yang belum bercuti belajar) dibenarkan menghadiri persidangan yang berkaitan dengan bidang pengajian sebelum bercuti belajar tertakluk kepada biayaan sendiri/luar. Hanya perlepasan dengan izin atas tugas rasmi akan diberi kepada tutor yang diluluskan menghadiri persidangan.

2.0 BIAYAAN

2.1 Biayaan persidangan luar negara adalah menggunakan peruntukan persidangan pusat(UNIMAS).

2.2 Jenis biayaan yang diberi ialah:

2.2.1 Tambang, termasuk tambang;
a) kapalterbang kelas ekonomi
b) teksi, bas, keretapi dan penyewaan kenderaan (jika perlu) melalui arah perjalanan yang paling dekat.
2.2.2 Makan
2.2.3 Penginapan
2.2.4 Yuran Seminar
2.2.5 Pembelian prosiding (jika berkenaan; disokong dengan resit)
2.2.6 Bayaran bagi visa yang disokong dengan resit

2.3 Kecuali bagi kelayakan kelas penerbangan [yang ditetapkan seperti pada 2.2.1(a) di atas], biayaan lain adalah berpandukan kadar dan kelayakan yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3/2003.

2.4 Jumlah pembiayaan maksimum bagi menghadiri persidangan luar negara adalah RM15,000.00, pada kekerapan satu kali setahun. Kelonggaran ke atas had maksimum ini boleh diberi oleh Naib Canselor bagi kes-kes tertentu.

2.5 Staf yang memperolehi biayaan luar universiti menghadiri persidangan antarabangsa akan diberi pertimbangan khusus untuk menghadiri lagi dengan biayaan universiti.

2.6 Kelulusan biayaan adalah diberi oleh Jawatankuasa.

2.7 Biayaan yang diberi berdasarkan perbelanjaan sebenar dan tidak melebihi jumlah yang diluluskan oleh Jawatankuasa.

3.0   KELULUSAN

3.1 Semua permohonan hendaklah mendapat sokongan Dekan/Pengarah atau wakil, dan dimajukan kepada Urusetia Jawatankuasa Persidangan untuk kelulusan Universiti dan Kementerian Pengajian Tinggi.

3.2 Penyertaan staf dalam persidangan sewajarnya tidak menjejas tugas-tugas di Universiti semasa ketiadaan kakitangan.

3.3 Segala urusan pemergian staf seperti penempahan tiket kapalterbang, tempahan bilik penginapan dan urusan pembayaran yuran hendaklah diurus bersama oleh Fakulti dan Pusat Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi.

4.0    CARA MEMOHON

4.1 Semua permohonan perlu sertakan dokumen-dokumen di bawah:

4.1.1 Borang permohonan (RIMC/BP/LN/0305)
4.1.2 Risalah/Brosur
4.1.3 Surat jemputan atau surat penerimaan kertas kerja
4.1.4 Kertas kerja penuh
4.1.5 Kelulusan Menghadiri Persidangan,  Seminar dan Lawatan Rasmi ke Luar   Negara (Lampiran A)

4.2 Semua dokumen ini hendaklah dihantar ke Urusetia Jawatankuasa Persidangan sekurang-kurangnya dua bulan sebelum tarikh persidangan diadakan. Jika ada sebarang persidangan yang luar biasa, kelulusan secara edaran boleh dibuat tertakluk kepada budi bicara Jawatankuasa.

5.0     PERTIMBANGAN

5.1 Staf yang membentang kertas kerja secara lisan akan diberi keutamaan daripada pembentangan poster. Bagi bidang-bidang tertentu, keperluan ini boleh dilonggarkan tertakluk kepada keutamaan Fakulti. Dalam kes-kes tertentu permohonan untuk menghadiri persidangan sebagai pemerhati boleh juga dipertimbangkan.

5.2 Pembiayaan menghadiri persidangan oleh Universiti hanya diluluskan sekali bagi setiap kertas pembentangan yang sama.

5.3 Bagi kertas kerja yang dihasilkan oleh kumpulan, hanya seorang wakil daripada kumpulan tersebut akan dibiayai untuk membentang kertas kerja.

5.4 Staf digalakkan mengadakan seminar di peringkat Fakulti terlebih dahulu sebelum dibentang diperingkat antarabangsa.

5.5 Staf (termasuk tutor) yang sedang bercuti belajar atau bercuti sabatikal boleh dipertimbangkan untuk pembiayaan sekiranya persidangan tersebut dijangka dapat membantu Fakulti dan staf dalam mempertingkatkan kualiti pengajaran –pembelajaran dan penyelidikan.

5.6 Rayuan mengenai jumlah biayaan (bagi kes pembiayaan yang tidak melebihi RM15,000.00) boleh dikemukakan untuk pertimbangan Pengerusi Jawatankuasa Persidangan atas sebab-sebab yang munasabah dan tidak melanggar Pekeliling Perbendaharaan.

5.7 Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) boleh meluluskan permohonan secara pentadbiran dalam keadaan tertentu  (cth. kesuntukan masa) dengan sokongan Dekan dan memenuhi segala garis panduan yang ditetapkan.

5.8 Kriteria dalam Jadual 1 boleh digunakan sebagai panduan dalam membuat keputusan bagi menilai permohonan yang diterima.

6.0    TEMPOH SEMINAR

6.1 Tempoh pemergian yang diluluskan adalah tidak melebihi jumlah hari seminar dan masa perjalanan pergi balik.

6.2 Staf yang menghadiri persidangan yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa dianggap sebagai menjalankan tugas rasmi sepanjang tempoh persidangan tersebut.

7.0     LAPORAN

7.1 Pada amnya laporan menghadiri persidangan mestilah ringkas dan padat menggunakan Borang Laporan Menghadiri Persidangan (RIMC/LP/0305).

7.2 Kumpulan staf daripada Fakulti yang sama menghadiri persidangan yang sama hanya perlu mengemukakan satu laporan sahaja.

7.3 Staf mesti menghantar (a) prosiding dan lain-lain bahan seminar kepada Fakulti dan (b) Laporan Menghadiri Persidangan kepada Urusetia Jawatankuasa Persidangan setelah diperaku oleh Dekan, selewat-lewatnya sebulan selepas tarikh seminar.

7.4 Laporan Menghadiri Persidangan Luar Negara akan dinilai dan diperaku oleh Jawatankuasa Persidangan.

7.5 Prosiding dan bahan-bahan seminar perlu dihantar/dipusatkan di Pusat Khidmat Maklumat Akademik (PKMA) bagi memudahkan rujukan bagi semua pihak.

Jadual 1

KRITERIA PANDUAN BAGI MENENTUKAN KEUTAMAAN UNTUK MENGHADIRI PERSIDANGAN

1. Jenis Pembentangan
Pembentang kertas (oral), pembentang poster, exhibitor, pengerusi sesi, pemerhati/peserta biasa

2. Kos/biayaan
Biayaan pihak luar, biyaan separa pihak luar, biayaan penuh Unimas

3. Kerelevenan dengan Pengajaran-Pembelajaran dan Penyelidikan
Bidang keutamaan penyelidikan di F/I/P, bidang keutamaan pengajaran-pembelajaran di F/I/P, bidang lain.

4. Asas Kertas/Bahan Pembentangan
Output dari penyelidikan IRPA, geran luar, geran fundamental, zamalah dsb yang dilakukan di Unimas; output dari penyelidikan di luar Unimas.

5. Perihal Penganjur
Anjuran institusi pengajian luar negara atau tempatan yang ternama, anjuran badan profesional atau persatuan yang terkemuka, usia siri persidangan, identiti penyampai ucaptama, bentuk penerbitan bahan persidangan.

6. Taraf Pembentang
Ketua penyelidik, penyelidik bersama

7. Kekerapan Menghadiri Persidangan Pada Tahun Semasa

Belum pernah, sekali, dua kali

8. Status Staf
Tetap, kontrak, pinjaman, tutor

Loading ...